Etninės kultūros paveldo archyvavimas ir saugojimas 

„Nematerialiųjų etninės kultūros vertybių archyvavimo taisyklės“(projektas), dr. Urbanavičienė D.

Dokumentine forma užfiksuotos nematerialiosios etninės kultūros vertybės (etnografiniai aprašai, tautosakos rinkiniai, liaudies muzikos ir tarmių garso įrašai, fotografijos, video įrašai ir kita vaizdinė medžiaga, etc.) kaupiamos įvairių mokslo ir studijų institucijų, kultūros įstaigų, visuomeninių organizacijų, Lietuvos nacionalinio radijo ir televizijos fonduose. Šiuos fondus galima būtų pavadinti specializuotais kultūros ir/ar mokslo archyvais, tokiu būdu juos atskiriant nuo Lietuvos archyvų departamentui pavaldžių veiklos dokumentus kaupiančių archyvų.

Nepatekdami į bendrą Lietuvos archyvų sistemą, tokie specializuoti archyvai iki šiol nebuvo tvarkomi pagal bendrus principus. Čia pateikiamas siūlymas patvirtinti bendrą specializuotų etninės kultūros archyvų veiklos tvarką, nustatant vieningas nematerialiųjų etninės kultūros vertybių archyvavimo taisykles, sudarytas atsižvelgus į tarptautinę praktiką ir suderinus Lietuvoje gausiausius šios rūšies fondus sukaupusių institucijų (LMA, LLTI, LKI, LII, KU, LLKC) atstovų nuomones, kiek įmanoma labiau prisitaikant prie jau įsigalėjusios praktikos.

Šios taisyklės – tai dalis bendrųjų Etninės kultūros vertybių rinkimo bei kaupimo taisyklių, apie kurių sukūrimą kalbama Etninės kultūros valstybinės globos pagrindų įstatymo (toliau – Įstatymo) 7 straipsnio 1 dalyje: Sistemingai etninės kultūros vertybes renkantys ir kaupiantys asmenys privalo laikytis Etninės kultūros globos tarybos parengtų ar aprobuotų etninės kultūros vertybių rinkimo bei kaupimo taisyklių.

Taisyklėse naudojamos sąvokos

Apsauginė kopija – archyvinės medžiagos originalo kopija, skirta saugojimui.

Archyvinė etninės kultūros medžiaga – surinktos, užfiksuotos, inventorizuotos ir saugomos etninės kultūros vertybės (garso, vaizdo įrašai, rankraščių rinkiniai, ikonografinė medžiaga, muziejų eksponatai ir kt.) [pagal Įstatymo 2 straipsnio 1 dalį].

Archyvinio originalo savininkas – surinktas etninės kultūros vertybes sutvarkęs (inventorizavęs) rinkėjas arba kitas asmuo, perėmęs teises į originalią archyvinę etninės kultūros medžiagą [pagal Įstatymo 2 str. 2 dalį].

Archyvinis  vienetas – konkrečioje (tekstinėje, garsinėje, vaizdinėje) formoje  užfiksuotas ir archyve saugomas vienetas (dainos garso įrašas, tarmės pavyzdžio transkripcija, anketa, piešinys, nuotrauka ir pan.).

Darbinė kopija – archyvinės medžiagos originalo kopija, skirta darbui.

Etninės kultūros vertybės – tautai reikšmingi dvasinės bei medžiaginės etninės kultūros užfiksuoti ir neužfiksuoti dalykai [pagal Įstatymo 2 str. 2 dalį].

Informacinis vienetas – iš konkretaus pateikėjo (-ų) konkrečiu momentu gauta ir/ar užfiksuota nedaloma informacija arba tam tikras kūrinio variantas, galintis turėti vieną ar daugiau užfiksavimo formų, t.y. apimti vieną ar daugiau archyvinių vienetų (pvz., informacinis vienetas užfiksuotas ir kaip garso įrašas, ir kaip vaizdo įrašas, ir kaip vėliau sudaryta teksto ir/ar muzikos transkripcija).

Užrašytojas – asmuo, konkrečioje formoje (tekstinėje, garsinėje, vaizdinėje) įrašantis etninės kultūros vertybes.

Pateikėjas – asmuo, perteikiantis gyvosios tradicijos būdu perimtas ir išsaugotas autentiškas etninės kultūros vertybes arba pateikiantis duomenis apie jas [pagal Įstatymo 2 str. 11 dalį].

Rinkėjas – asmuo, fiksuojantis ir (ar) kaupiantis etninės kultūros vertybes [pagal Įstatymo 2 str. 12 dalį].

Specializuotas kultūros ir/ar mokslo archyvas – Lietuvos archyvų departamentui nepavaldus archyvas, kuriame kaupiamos, saugomos ir tvarkomos bet kokia dokumentine forma užfiksuotos nematerialiosios kultūros vertybės ir kita su jomis susijusi archyvinė medžiaga (kūrinių ar kalbos garso, vaizdo įrašai, etnografiniai aprašai, fotografijos, anketos ir kiti lauko tyrimų dokumentai, empiriniai mokslinių tyrimų duomenys ir pan.).

Transkripcija – garso ar vaizdo įrašuose užfiksuotos muzikos, žodinio teksto ir (ar) choreografijos perteikimas raštu.

Transkripcijos autorius – asmuo, perteikiantis raštu muzikinį ir (ar) žodinį tekstą iš archyvinio garso įrašo [pagal Įstatymo 2 str. 12 dalį].

Bendrieji nematerialiųjų vertybių archyvavimo principai

1. Kiekviena institucija, įstaiga, organizacija ar privatus asmuo savo specializuoto archyvo medžiagą visų pirma turi suskirstyti pagal archyvinio originalo priklausomybę į tokius fondus:

1)      originalią savo archyvo medžiagą (originalo savininkas yra pati institucija, įstaiga, organizacija ar privatus asmuo);

2)      kopijas iš kitų archyvų (originalo savininkas yra kita institucija, įstaiga, organizacija  ar privatus asmuo);

3)      montažinę medžiagą (sudarytą tam tikra pasirinkta tvarka sumontavus dublikuotą tiek originalią savo archyvo medžiagą, tiek kopijas iš kitų archyvų).

Institucija, įstaiga, organizacija ar privatus asmuo viešai turi teisę skelbti tik originalią savo archyvo medžiagą, o kopijos iš kitų archyvų ir montažinė medžiaga naudojama apribotai. Kopijos skelbiamos tik gavus originalo savininko leidimą ir būtinai nurodant originalius tos medžiagos kodus.

Paaiškinimas: Tai nustato Įstatymo 7 str. 10 dalis: Naudojant archyvinę etninės kultūros medžiagą, visada nurodomi archyvinių originalų savininkai, archyvinių originalų kodai ir inventoriniai numeriai.). Montažinė medžiaga visų pirma naudojama vidiniams poreikiams – paskaitoms, pranešimų iliustravimui, tyrimams ir pan.

2. Toliau archyvinė medžiaga smulkiau skaidoma į atskiras fondų rūšis (tekstų, garso ir pan.), kurios savo ruožtu skirstomos į atskirus fondus pagal skirtingą medžiagos pobūdį. Kiekvienas atskiras fondas turi skirtingą kodavimą ir numeraciją.

Pavyzdžiui (1 lentelė):

3. Jeigu tas pats informacinis vienetas turi skirtingus archyvinius vienetus, būtina inventorizuojant tarp šių skirtingų archyvinių vienetų nurodyti sąsają.

4. Dar neinventorizuota medžiaga saugoma pagalbiniuose fonduose, ja naudotis negalima.

5. Inventoriniuose fonduose saugomi įvairių fondų inventoriniai sąrašai: registracinės knygos, skaitmeniniai jų variantai apsauginėse ir darbinėse kopijose.

6. Naudojant archyvinę medžiagą draudžiama eksploatuoti unikalius vienetinius originalus (arba juos pakeitusias vienetines kopijas), todėl kiekvienas fondas turi būti sudarytas ne tik iš originalų, bet ir iš darbinių bei apsauginių kopijų. Apsauginės kopijos eksploatuojamos tik išskirtiniais atvejais (panaudojant medžiagą leidybai ir pan.), o archyvo lankytojams ir darbuotojams nuolatiniam darbui (archyvinės medžiagos atrankai, transkribavimui, kopijavimui ir pan.) pateikiamos tik darbinės kopijos. Apsauginės kopijos įrašomos į ilgesniam saugojimui pritaikytas laikmenas, o pagrindinis darbinėms kopijoms keliamas reikalavimas – patogus naudojimui ir paieškai formatas.

Pasiūlymai: Patogiau, kai įmanoma pasirinkti vienodos talpos apsauginės ir darbinės kopijos formatą, nes tokiu atveju, pagaminus vieną originalo kopiją, antrąją pakanka tik automatiškai dubliuoti (pavyzdžiui, į kompaktines plokšteles CD-R gali būti perrašomos garso įrašų ir apsauginės, ir darbinės kopijos).

7. Apsauginių ir darbinių kopijų fondai gali turėti savarankišką numeraciją.

Paaiškinimas: Skirtinga numeracija dažniausiai pasitaiko kopijuojant garso ar vaizdo įrašus, nes originalų, apsauginių ir darbinių kopijų laikmenų talpa dažnai skiriasi.

8. Viešai skelbiant duomenis apie panaudotą archyvo medžiagą turi būti nurodomas tik originalo inventorinis numeris. Apsauginių ir darbinių kopijų numeracija viešai neskelbiama, nes ji reikalinga tik vidiniam archyvo naudojimui. Dėl to būtinos tikslios nuorodos, kaip archyvinių vienetų numeracija darbinėse bei apsauginėse kopijose siejasi su tų pačių vienetų numeracija originaluose.

9. Dažnai atskiro fondo medžiaga yra užfiksuota ne vienos rūšies laikmenose, todėl galima suformuoti skirtingų laikmenų atskirus fondus, jiems suteikiant savarankiškus kodus ir ištisinę numeraciją.

Paaiškinimas: Senesniais laikais garso įrašai ilgą laiką buvo fiksuojami magnetinėse juostose, vėliau – audiokasetėse MC, o pastaruoju metu, pagausėjus skaitmeninių įrašų įvairovei, garsas įrašomas į DAT kasetes, mini diskus MD, kompaktines plokšeles CD. Ateityje ši įvairovė dar pagausės. Kadangi skirtingų laikmenų matmenys skiriasi, kiekvienos rūšies laikmenas patogiausia saugoti atskirai (pritaikius joms skirtingų dydžių lentynas, dėžes ir pan.). Tokiu atveju gali prireikti ištisinės tam tikroje laikmenoje užfiksuoto fondo numeracijos ir atskiro kodo.

Originalios archyvo medžiagos inventorinimo principai

10. Kiekvieno nematerialiosios etninės kultūros archyvinės medžiagos vieneto inventorinį numerį sudaro: 1) kodų kombinacija (raidinė išraiška); 2) laikmenos numeris; 3) vieneto laikmenoje numeris.

Pavyzdžiui: Lietuvių literatūros ir tautosakos instituto Lietuvių tautosakos rankraštyne saugomos archyvinės medžiagos inventorinis numeris LTR 1561(2) yra sudarytas iš kodų kombinacijos LTR, laikmenos (tiksliau, rinkinio) numerio 1561, laikmenoje esančio konkretaus vieneto (dainos, pasakos ar pan.) eilės numerio 2.

11. Pagal kodų kombinacijos pradžią visų pirma turi būti atpažįstamas tam tikros institucijos, įstaigos, organizacijos ar privataus asmens specializuotas archyvas.

Paaiškinimai: Kai kurie archyvai pradėjo inventorizuoti savo medžiagą panaudodami skirtingus kodus, nesusietus bendru archyvo identifikacijos kodu, arba ilgainiui jį prarado. Pavyzdžiui, Lietuvos muzikos akademijos (buv. LTSR Valstybinė konservatorija) specializuoto muzikinio folkloro archyvo pirmasis kodas buvo KTR (Konservatorijos tautosakos rankraštynas), vėliau atsirado KF (Konservatorijos fonoteka, į kurią buvo įterpiami liaudies muzikos įrašai) ir KLF (Konservatorijos liaudies fonoteka, kai liaudies dainininkų įrašus pradėta komplektuoti atskirai). Šiuos kodus dabartiniu metu reikia traktuoti kaip senesnius rinkinių (KTR) ir garso įrašų (KF, KLF) fondų kodus, bet tuo pačiu būtina juos apjungti papildymu, reiškiančiu dabartinę Lietuvos muzikos akademijos specializuoto archyvo kodinę identifikaciją. Rekomenduojama, kad archyvo identifikacijos kodas reikštų trumpinį, kaip būdinga senesnio kodavimo tradicijai. Pavyzdžiui, naujai pasirinktas Lietuvos muzikos akademijos specializuoto archyvo identifikacijos kodas yra MFA, reiškiantis Lietuvos muzikos akademijos Muzikologijos instituto Etnomuzikologijos skyriaus Muzikinio folkloro archyvą (plg., LTR reiškia Lietuvių literatūros ir tautosakos instituto Lietuvių tautosakos rankraštyną, ES – Lietuvos istorijos instituto Etnologijos skyriaus archyvinę medžiagą). Tokiu būdu papildžius ankstesnius kodus, Lietuvos muzikos akademijos specializuoto archyvo senesnės medžiagos kodų kombinacijos struktūra tapo tokia:

2 lentelė

12. Kodų kombinacijoje po archyvo identifikacijos kodo paprastai žymimi kodai, reiškiantys tam tikrą atskirą fondą ir skirtingą laikmeną. Jie žymimi dvejopai:

12.1. Jei laikmena tinka tik vienam tam tikros rūšies fondui (pvz., tik garso, tik video, tik foto), laikmenai ir fondui gali būti suteiktas bendras kodas. Tokiu atveju archyvinio vieneto inventorinio numerio kodų kombinacija bus sudaryta iš dviejų dėmenų: 1) archyvo identifikacijos kodo;  2) bendrojo kodo, reiškiančio ir laikmens, ir atitinkamo fondo identifikaciją.

Pavyzdys: 3 lentelė

12.2. Jei į tokią pačią laikmeną galima įrašyti skirtingų fondų medžiagą (ir tekstą, ir garsą, ir judantį ar statišką vaizdą), tuomet bendroje kodų kombinacijoje turi būti žymima ne tik laikmenõs, bet ir atskiro fondo kodinė identifikacija. Tokiu atveju pilna kodų kombinacija sudaroma iš trijų dėmenų: 1) archyvo identifikacijos kodo; 2) atskiro fondo identifikacijos kodo; 3) laikmenos identifikacijos kodo.

Pavyzdys: Lietuvos muzikos akademijos specializuoto archyvo archyvinio vieneto inventorinis numeris su pilna kodų kombinacija sudaromas taip:

4 lentelė

13. Giminingo formato laikmenos gali turėti bendrą kodinę identifikaciją.

Paaiškinimas: Kaip pateikta paskutiniame 3 lentelės pavyzdyje, giminingo formato Hi8, D8, V8 video kasetėms suteikiamas bendras 8V kodas, nes darant įrašus tõkios video kasetės gali laisvai pakeisti viena kitą, į jas įrašoma ta pačia aparatūra, vienodas formatas leidžia jas saugoti tuose pačiuose dėkluose.

14. Nors seniau suteikti kodai pilnai neatitinka čia pateiktų etninės kultūros archyvinės medžiagos inventorinio kodavimo principų, tačiau senųjų kodų pakeisti negalima, nes jie jau daugelį metų buvo naudojami skelbiant mokslo darbus, leidžiant rinkinius ir pan. Tokius kodus galima nebent tik minimaliai papildyti.

Paaiškinimas. Lietuvoje pradėjus kaupti specializuotus etninės kultūros archyvus dar nebuvo įsivaizduojama, kad ateityje susikurs tokia didelė skirtingoms institucijoms priklausančių fondų ir laikmenų įvairovė. Iš pradžių pakako tik tam tikros institucijos archyvą reiškiančio kodo (pavyzdžiui, LTR – Lietuvių tautosakos rankraštynas). Vėliau, archyvuose atsiradus skirtingo pobūdžio fondams (ne tik rankraštinių rinkinių, bet ir garso įrašų, vaizdo įrašų bei kitiems fondams), prireikė kodus papildyti nuorodomis į atskirus fondus (pvz., LTR pl. reiškia garso įrašų kodą minėtame archyve). Dabartiniu metu šiuos kodus kartais tenka minimaliai modifikuoti taikantis prie bendros inventorinimo sistemos.

Būtina priminti, kad kodai yra tik simboliai, nustatomi susitarimo būdu ir nebūtinai turi reikšti trumpinį. Pavyzdžiui, 2 lentelėje pateikti senieji kodai KF ir KTR jau nebereiškia trumpinio (Konservatorijos fonoteka ir Konservatorijos tautosakos rankraštynas), tačiau jie yra išsaugomi, tik papildomi bendru archyvo identifikacijos kodu MFA (Lietuvos muzikos akademijos Muzikinio folkloro archyvas). Tenka įsiminti, kad šios papildytos kodinės kombinacijos reiškia ne tik du skirtingus šio archyvo fondus, bet ir tam tikrą nuorodą į konkrečią laikmeną: MFA KF – garso įrašų fondą magnetinėse juostose, o MFA KTR  – transkripcijų fondą rankraštiniuose rinkiniuose.

Apsauginių ir darbinių kopijų žymėjimas

15. Archyvinės medžiagos apsauginės ir darbinės kopijos inventorinamos tokiu pačiu būdu kaip originalai, tik pridedant papildomus ženklus prie inventorinio numerio kodų kombinacijos pabaigos: apsauginę kopiją reiškia raidė a, o darbinę kopiją ­– raidė d.

Pavyzdys. Čia pateikiamas Lietuvos muzikos akademijos Muzikinio folkloro archyvo skirtingų fondų originalų, jų apsauginių ir darbinių kopijų kodų kombinacijų sistemos pavyzdys:

5 lentelė

Kopijuotos iš kitų archyvų ir montažinės medžiagos inventorinimas

16. Kopijuota iš kitų archyvų medžiaga arba montažinė medžiaga inventorinama prisilaikant bendrosios to archyvo, kuriame medžiaga saugoma, inventorinimo sistemos, tačiau papildant inventorinį numerį specifine nuoroda. Kopijuotos ir montuotos medžiagos specifika atsispindi inventorinio numerio kodų kombinacijos pradžioje pridedant papildomus ženklus K- (kopijuota medžiaga), M- (montažinė medžiaga). Šalia kopijuotos medžiagos inventorinio numerio turi būti nuoroda į originalo savininko suteiktą inventorinį numerį.

Pavyzdžiui. Lietuvos muzikos akademijos Muzikinio folkloro archyve saugomai nukopijuotai iš Lietuvos liaudies kultūros centro Liaudies kultūros archyvo video medžiagai buvo suteikta tokia vidiniam naudojimui sukurta savo inventorinių numerių kodų kombinacija: pirminis kopijos įrašas VHS kasetėje, žymimas K-MFA V,  atitinkamai darbinė kopija VHS kasetėje žymima K-MFA Vd, apsauginė kopija DVD kompaktinėje plokštelėje – K-MFA V DVDa.  Šalia žymima nuoroda į originalą Lietuvos liaudies kultūros centro archyve LKA V.

Archyvinių vienetų inventoriniai aprašai

17. Visų archyvinių vienetų inventoriniuose aprašuose turi būti pažymėti tokie duomenys:

17.1.  saugomų vienetų inventoriniai numeriai – originalo (ar jį pakeičiančios kopijos), apsauginės(-ių) ir darbinės (-ių) kopijų;

17.2. vieneto pavadinimas – pageidautina nurodyti vietinį ir tyrinėtojų suteiktą bendrą pavadinimą;

17.3. pateikėjo duomenys: vardas, pavardė, mergautinė pavardė (pageidautina – ir tėvo vardas), gimimo data (arba bent pateikėjo amžius), gimimo vieta (rajonas/ miestas, apylinkė, kaimas; arba nurodomą laikotarpį atitinkantis kitas administracinis skirstymas – apskritis, valsčius), gyvenamoji vieta (analogiškai), arba bendri duomenys apie pateikėjų grupę – ansamblį, kaimo bendruomenę ir pan. (nurodant ansamblio pavadinimą, vadovą);

17.4. užrašymo duomenys: užrašymo data, ekspedicijos pavadinimas (jei užrašymas vyko ekspedicijos metu), užrašymo vieta, užrašytojo(-ų) vardas ir pavardė.

18. Pageidautina, kad inventoriniuose aprašuose papildomai būtų pažymima:

18.1. duomenys apie archyvinio vieneto rūšį, žanrą (pvz., daina, šokis), atlikimo pobūdį (pvz.: sakytinis, vokalinis, instrumentinis);

18.2. nuorodos, ar yra užfiksuotas pateikėjų ir/ar užrašytojų pastabas;

18.3. nuorodos apie konkrečių archyvinių vienetų paskelbimą išleistuose rinkiniuose;

18.4. duomenis įvedusiųjų darbuotojų identifikacija.

19. Skirtingo pobūdžio fondų inventoriniams aprašams keliami specifiniai reikalavimai:

19.1. rankraštinių rinkinių inventoriniuose aprašuose būtina pažymėti rinkinio pavadinimą, sudarymo datą, pageidautina nurodyti rinkinio apimtį, nurodyti teksto, muzikos ar choreografijos transkribuotojo(-ų) vardą ir pavardę, transkribavimo datą, taip pat pageidautina apibūdinti transkripcijos pobūdį (detali ar apibendrinta);

19.2. garso įrašų inventorinius aprašuose reikalinga pažymėti techninius duomenis – apie pirminiam įrašymui panaudotą aparatūrą bei laikmeną, kai kuriais atvejais pageidautina nurodyti įrašo kokybę;

19.3. vaizdo įrašų inventoriniuose aprašuose taip pat pageidautina pažymėti techninius duomenis apie pirminiam įrašymui panaudotą aparatūrą bei laikmeną, nurodyti įrašo kokybę, be to, papildomai nurodomas operatorius;

19.4. foto medžiagos inventoriniuose aprašuose nurodomas fotografas.

Pirminį taisyklių projektą parengė:                                                                                               Dalia Urbanavičienė

Etninės kultūros globos tarybos Nematerialaus kultūros paveldo skaitmeninimo ir registro kūrimo darbo grupei pateikta 2007 m. gegužės 8 d. posėdyje